البضاعة لا تطابق العينة. ماذا تفعل؟
عدم المطابقة ثلاثة أنواع: خروج عن نطاق العينة المعتمدة، أو انحراف في التصنيع، أو مادة خاطئة أصلاً. ولكل نوع معالجة مختلفة، واستخدام المعالجة الخطأ يحوّل مشكلة قابلة للحل إلى طريق مسدود.
أولاً: أي نوع من عدم المطابقة؟
ثلاثة أنواع. لون أو عروق خارج نطاق العينة المعتمدة. انحراف في السماكة أو الأبعاد أو السطح أو تشكيل الحافة. أو أن الحجر أو الدرجة ليس ما طُلب أصلاً. الأول تذبذب طبيعي ويمكن تسويته بخصم أو استبدال جزئي. والثاني مشكلة تصنيع ويمكن إعادة تنفيذه أو استبداله. والثالث إخلال جوهري ويُعالج بالإرجاع. أخطئ في التصنيف فتخطئ كل الخطوات التالية.
أي دليل يكون مقنعاً فعلاً؟
أربعة معاً: العينة المعتمدة، مادية أو صورة موقّعة من الطرفين؛ وصور للبضاعة الواصلة بجانب العينة تحت الإضاءة نفسها؛ وسجل قياس يظهر السماكة بالقدمة والأبعاد بالشريط مع صور؛ وسجل الفحص بتاريخه. بلا عينة معتمدة أنت تقول فقط إنها تبدو مختلفة. وبلا صورة متجاورة يقولون إن الإضاءة مختلفة.
ما الخطوة الأولى؟
إشعار كتابي في أقصر وقت بعد الوصول، لا شكوى هاتفية أولاً. يذكر الكتاب ما اختلف ونسبة الكمية المتأثرة ويُرفق صوراً ويقترح خيارين من الاستبدال والخصم والإرجاع ويحدد مهلة للرد. الكتابة أولاً ثم مكالمة عن النبرة. إن عكست الترتيب فلن يبقى سوى انفعال بلا سجل.
خصم أم استبدال أم إرجاع؟
احكم هل يؤثر الاختلاف في الاستخدام. إن كان بصرياً فقط والبنية سليمة فالخصم أبسط ولا يحرك الشحن مرة أخرى. وإن أثّر في التوزيع أو تسبب بنقص في الكمية فالاستبدال أعقل، لكن اتفق أولاً على من يدفع الشحن وهل البديل من نفس الدفعة. أما عدم المطابقة الجوهري كخطأ الحجر أو الدرجة فالإرجاع وحده، وكلما أسرعت كان أفضل.
وإن أنكروا؟
ثلاث خطوات متصاعدة: اطلب رداً كتابياً يستند إلى العينة المعتمدة والصور المتجاورة؛ ثم اقترح فحصاً مستقلاً أو فحصاً مشتركاً على نفقة الطرف الذي يخسر موقفه؛ وبعدها فقط احتجز الباقي أو استخدم بند التحكيم في العقد. حجز الدفع يبدو صرامة، لكنه بلا أثر ورقي قد يتحول إلى مطالبة مضادة ضدك.
كيف تمنع التكرار؟
اكتب هذا الخلاف في ورقة مواصفات الطلب التالي. لا تكتب فقط اللون وفق العينة، بل عدم وجود فرق مرئي عن العينة في الضوء الطبيعي مع السماح بتذبذب طفيف داخل الدفعة. ولا تكتب السماكة فقط، بل التفاوت وطريقة القياس. الشروط الغامضة لا تنتج إلا نتائج غامضة.